"Actualmente nuestros informes de gastos de viajes están automatizados y nuestro equipo financiero no tiene que recopilar facturas, ni perder tiempo realizando sencillas tareas manuales."

Matabato Kimani Head of OperationsSumUp

35%
Tiempo ahorrado
100+
Viajes mensuales
9
Oficinas int.
Industria:
Fintech
Empleados:
1000+
Oficina central:
Berlin

SumUp va camino de convertirse en la primera marca global de aceptación de tarjetas

La empresa permite que las empresas acepten pagos con tarjeta en comercios, aplicaciones y en Internet de forma sencilla, segura y rentable. Sin costes periódicos y con unas tarifas por procesamiento de pagos inferiores a la media, no es de extrañar que la moderna solución de pago de SumUp se haya extendido a 31 mercados únicos de todo el mundo, incluyendo Brasil, EE. UU. y 28 mercados europeos. Con más de 1000 empleados repartidos en nueve oficinas internacionales, la situación de los viajes en SumUp es increíblemente compleja. Cada semana se realizan seis vuelos solo entre las oficinas de mayor tamaño de la empresa, situadas en Sofía (Bulgaria) y São Paulo (Brasil).

“Los viajeros disfrutan siendo responsables de lo que reservan y les gusta elegir las mejores opciones, dependiendo de sus preferencias, ajustándose a su presupuesto.“

Matabato Kimani, Head of Operations at SumUp

El problema de reservar en webs de viajes de ocio

Antes de descubrir TravelPerk, los directores de oficina de SumUp se encargaban de hacer las reservas para los viajeros. Actuaban como intermediarios entre los viajeros y los directores financieros, que eran los encargados de aprobar el coste final.

El proceso era algo así: el viajero enviaba un correo electrónico al director de oficina informando de un próximo viaje. El director de oficina le respondía por correo electrónico con diferentes opciones, esperaba a que el viajero contestara y, después, solicitaba la aprobación del departamento financiero antes de hacer la reserva para el viajero. A veces, cuando había que reservar el viaje rápidamente, los directores de oficina tenían que elegir detalles del viaje para agilizar el proceso, lo que significaba que los viajeros podían encontrarse con escalas o alojamientos que no eran de su gusto.

Cuando las startups crecen con rapidez, los problemas pueden aumentar más rápidamente. El proceso de gestión de viajes mencionado es típico de las etapas iniciales. Aparte de perder tiempo en el envío de correos electrónicos, las empresas que usan procesos de aprobación manuales que requieren mucho tiempo también pierden dinero, ya que las aprobaciones manuales siempre implican mayores precios de los vuelos y hoteles para cuando se reserva el viaje.

Hubo un momento en que más de 300 empleados de SumUp hicieron un viaje de empresa al mismo destino y la aerolínea que la empresa había reservado canceló numerosos vuelos. Con toda la responsabilidad sobre sus hombros, fue una auténtica pesadilla para el equipo de dirección de la oficina, ya que tuvo que pasar innumerables horas reservando otra vez cada vuelo manualmente.

Una reducción sustancial de horas de tareas administrativas y mayor libertad para los viajeros.

A través de amigos en otra empresa, Matabato Kimani, Director de Operaciones de SumUp, oyó hablar de TravelPerk y decidió implementar la plataforma. «Mientras que antes se podía hacer una reserva para un viajero en un hotel que no le gustara mucho, ahora los viajeros tienen la libertad de reservar lo que quieren, especialmente si el precio es bueno», afirma Kimani.

En cuanto al impacto, ese simple cambio (pasar de que los administradores fueran responsables del proceso de reserva a que ahora se encarguen los propios viajeros) ha tenido un importante efecto en cadena. «Diría que antes nuestro equipo de dirección de la oficina dedicaba el 40 % de su tiempo a la reserva y gestión de viajes», asegura Kimani, «y ahora esas actividades solo ocupan el 5 % de su tiempo».

Afortunadamente, el cambio de responsabilidad no ha supuesto un cambio en la carga de trabajo. Para los viajeros es mucho más rápido reservar lo que quieren, en lugar de tener que intercambiar comunicaciones con otros departamentos. «Los viajeros disfrutan siendo responsables de lo que reservan y les gusta elegir las mejores opciones, dependiendo de sus preferencias, ajustándose a su presupuesto», indica Kimani. Uno de los aspectos que más tiempo ahorra (además de que cada persona conoce sus propias preferencias mejor que nadie) es que TravelPerk permite guardar la información de los viajeros de forma segura; así, no hace falta volver a introducirlos para cada viaje.

“Antes, nuestro equipo de dirección de la oficina probablemente dedicaba el 40% de su tiempo a reservar y gestionar viajes. Ahora le dedica el 5% de su tiempo.“

Marco Azzusi, Office Manager

¿Cuál es el aspecto preferido del equipo financiero? El cálculo automático de los gastos y la facturación unificada.

Al eliminar la necesidad de que el equipo de operaciones y dirección de oficina actúe como intermediario en el proceso de reserva de los viajes, el departamento financiero está al tanto de todo de una forma más eficiente. «Todo llega automáticamente al departamento financiero», dice Kimani. «En relación con la planificación financiera, el uso de TravelPerk ha mejorado notablemente nuestros procesos».

Para los viajes que requieren autorización, el equipo financiero recibe un correo electrónico automático de TravelPerk. No hace falta que el viajero escriba uno manualmente. Esto agiliza las cosas para todos.

El equipo financiero también se beneficia al acelerarse sus flujos de trabajo a final de mes. Tener una sola factura de viajes en un único lugar supone un enorme ahorro de tiempo. «Ahora nuestros informes de gastos de viaje están automatizados, ya que hemos integrado TravelPerk con Spendesk», señala Kimani. «Nuestro equipo financiero ya no tiene que recopilar facturas, ni perder tiempo realizando sencillas tareas manuales».

Las empresas fintech con misiones importantes odian perder tiempo y dinero en la gestión de los viajes de empresa al estilo tradicional. Ahora con TravelPerk, SumUp tiene mayor visibilidad y control, además de hacer felices a sus viajeros de negocios.

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