Tipps für Ihr Reisekostenmanagement

7 MIN READ

>
Home>Ressourcen>Guides>Business Travel Expenses>Kilometerpauschale in Deutschland

Kilometerpauschale in Deutschland

Viele Arbeitnehmer müssen Tag für Tag erhebliche Strecken mit Auto, Bahn oder Bus zurücklegen, um an ihren Arbeitsort zu kommen. Zusätzlich können Geschäftsreisen anstehen. Und jeder Weg kostet Zeit und Geld. Doch welche Kosten muss der Arbeitgeber erstatten? Und welche Kosten tragen Arbeitnehmer selbst? Wir haben hier einen Überblick zusammengestellt.

Kilometerpauschale vs. Fahrtkostenpauschale - was ist der Unterschied?

Grundsätzlich wird zwischen Kilometerpauschale und Fahrtkostenpauschale unterschieden. Das Kilometergeld vom Arbeitgeber wird ausschließlich bei Dienstreisen berücksichtigt, während die Fahrtkostenpauschale sich auf den Arbeitsweg bezieht. Für die Erstattung in beiden Fällen gelten Pauschalbeträge. In den Richtlinien zu Dienstreisen und Spesen eines Unternehmens kann man einsehen, wie viel Fahrgeld vom Arbeitgeber übernommen wird.

Wie funktioniert die Kilometerpauschale?

Bei der Kilometerpauschale wird - wie der Name schon sagt - ein pauschaler Betrag pro zurückgelegtem Kilometer angesetzt. Deswegen wird die Kilometerpauschale auch Entfernungspauschale genannt. Anhand der Kilometeranzahl und dem Pauschalbetrag sowie der Anzahl der Fahrten ergibt sich der zu erstattende Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber

Man rechnet also:

x Kilometer * 0,30 = Erstattung für eine Strecke

Wenn ein Arbeitnehmer nun eine Dienstreise unternimmt, bei denen er mehrere Stationen abklappert, sieht die Rechnung wie folgt aus:

(x Kilometer Strecke A * 0,30) + (x Kilometer Strecke B * 0,30) + (x Kilometer Strecke C * 0,30)= Erstattung aller Strecken der Dienstreise.

Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Dienstreisen können Arbeitnehmer in ferne Länder oder auch nur in die Nachbarstadt führen. Kongresse, Messen, Treffen mit potenziellen Geschäftspartnern – Gründe für Dienstreisen gibt es viele. Wenn eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet wird, übernimmt das Unternehmen dafür die Kosten, die unter dem Begriff Reisekosten zusammengefasst werden. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschuss zahlt und sämtliche Spesen übernimmt.

Abhängig vom Transportmittel greift entweder die Kilometerpauschale oder der Ticketpreis. Wenn der Arbeitnehmer die Dienstreise im eigenen PKW erledigt, gilt die Kilometerpauschale vom Arbeitgeber. Nutzt der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel wie Flugzeug, Schiff, Bus oder Bahn, wird der Ticketpreis erstattet. Wichtig ist natürlich, dass die entsprechenden Belege zeitnah beim Arbeitgeber eingereicht werden, damit die Buchhaltung diese direkt bearbeiten kann. 

Wenn der Arbeitnehmer die Dienstreise im eigenen PKW macht, muss er die Fahrten und die Entfernungen in einem Fahrtenbuch schriftlich festhalten, um am Ende das Fahrgeld vom Arbeitgeber zurückzuerhalten. Pro Kilometer gilt dann ein Pauschalbetrag, der gesetzlich festgelegt wird. 

Mit dem Kilometergeld vom Arbeitgeber werden bei Nutzung eines privaten PKW Sprit, Abnutzung und Versicherung abgedeckt. Zusätzliche Kosten - Parkgebühren zum Beispiel - können separat abgerechnet werden. Wenn der PKW besonders viel Sprit verbraucht, sollte man den entsprechenden Kilometerbetrag errechnen und die Anpassung mit dem Arbeitgeber besprechen. 

Fahrtkostenpauschale für den Arbeitsweg

Schauen wir uns einmal den Unterschied zwischen Fahrtkostenpauschale - auch Pendlerpauschale genannt - und Kilometerpauschale an. Grundsätzlich kann man nicht erwarten, außerhalb von Dienstreisen Fahrgeld vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Auch ein anteiliger Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber geschieht dann nur durch Kulanz. Eine Dienstreise hingegen muss verpflichtend erstattet werden. 

Die Erstattung der Kosten für den Arbeitsweg kann für beide Seiten von Vorteil sein. Der Arbeitgeber kann diese Ausgaben in der Steuerklärung als Werbungskosten angeben. Der Arbeitnehmer kann die Kosten in der Lohnsteuererklärung geltend machen. 

Wenn der Arbeitnehmer zwei Wohnsitze unterhält und dadurch unterschiedliche Beträge pro Strecke entstehen, gilt die Fahrtkostenpauschale für Arbeitnehmer ebenso. Nehmen wir an, eine berufstätige Frau bewohnt eine Wohnung nahe der Arbeitsstätte und fährt am Wochenende zu ihrer Familie, die weiter weg wohnt. Wenn die Frau beide Wohnungen angemeldet hat, kann sie auch die Fahrt zur Familie steuerlich geltend machen. Beim Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber sollte abgesprochen werden, welche Partei die Kosten in der Steuererklärung aufführt.

Welche Pauschalbeträge gelten in Deutschland?

Wer einen Arbeitgeber hat, der sich an den Fahrtkosten zum Arbeitsplatz beteiligt, kann sich freuen. 2022 und 2023 können für eine Strecke von bis zu 20 Kilometern 35 Cent pro Kilometer angesetzt werden. Für die Steuererklärungen 2024, 2025 und 2026 gilt eine Pauschale pro Kilometer von 38 Cent. Ab 2027 soll dann wieder ein Betrag von 30 Cent gelten. Für die Kilometerpauschalen - also die Erstattung bei Dienstreisen - gilt jedoch nach wie vor der Pauschalbetrag von 30 Cent pro Kilometer für Fahrten mit einem PKW. Für Verkehrsmittel wie Motorräder oder ähnliche Vehikel gilt ein Pauschalbetrag von 20 Cent.

Bei der Fahrtkostenpauschale steigt übrigens auch der Betrag ab dem 21. Kilometer, bei der Kilometerpauschale ist das nicht der Fall. 

Was ist nicht in der Kilometerpauschale enthalten?

In der Kilometerpauschale ist der Weg zur Arbeit nicht enthalten. Denn der wird per Fahrtkostenzuschuss ausgeglichen, wenn der Arbeitgeber sich dazu bereit erklärt. Home Office Tage und private Besuche, für die Umwege anfallen, sind nicht erstattungsfähig. An Home Office Tagen wird davon ausgegangen, dass es keine Kosten für Dienstwege gibt. Private Besuche sind eben Privatvergnügen und müssen selbstverständlich aus eigener Tasche gezahlt werden. 

Können auch Freelancer die Kilometerpauschale ansetzen?

Tatsächlich können auch Freiberufler und Selbstständige die Kilometerpauschale geltend machen, auch wenn es sich dann nur indirekt um eine Fahrtkostenpauschale vom Arbeitgeber handelt.. Frisch gegründete Unternehmen verfügen schließlich nicht immer direkt über Dienstwagen. Dann werden alle nötigen Reisen mit dem privaten PKW oder den öffentlichen Verkehrsmitteln erledigt - und können natürlich steuerlich geltend gemacht werden. 

Fazit

Kilometerpauschale ist nicht gleich Pendlerpauschale. Die Kilometerpauschale vom Arbeitgeber gilt bei Dienstreisen, die Pendlerpauschale für den Weg zur Arbeit - und nicht immer gibt es einen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber. Dienstreisen hingegen müssen erstattet werden. Für PKW gilt eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer bei Dienstreisen, Motorräder, Motorroller und Co. schlagen mit 20 Cent pro Kilometer zu Buche. Findet die Dienstreise mit dem eigenen PKW statt, muss ein Fahrtenbuch geführt werden, um Fahrgeld vom Arbeitgeber zu erhalten. 

Der Arbeitgeber kann die Kosten für Dienstreisen und für Arbeitswege seiner Angestellten von der Steuer absetzen, sofern alle Belege vorliegen.  

Den Prozess der Kilometergelderstattung lässt sich mithilfe einer Softwarelösung wie Travelperks gut vereinfachen. Reisekostenmanagement kann viel Zeit kosten. Wenn Sie sich vergewissern, dass Sie klare Zuständigkeiten und Zeitvorgaben haben, können Sie problemlos den Überblick behalten.

Private Kilometerkosten werden übrigens grundsätzlich nie erstattet und sollten auch nicht vom Arbeitgeber eingefordert werden. Unternehmen sind außerdem dazu verpflichtet, zuverlässige Aufzeichnungen über die Spesenansprüche ihrer Mitarbeiter zu führen und sollten sorgfältig auf deren Richtigkeit achten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Lesen Sie unseren Artikel über das Erkennen und Verhindern von Spesenbetrug.

FAQs

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2022?

Für PKW und Motorräder beträgt die Kilometerpauschale 2022 0,30€ pro Kilometer. Um den Betrag an Kilometergeld dem Arbeitgeber nennen zu können, muss der Pauschalbetrag mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer multipliziert werden.

Erhalte ich meine in der Steuererklärung angegebenen Fahrtkosten zurück?

Leider nein. Die Fahrtkosten zum Arbeitsweg - also das, was nicht mit dem Kilometergeld vom Arbeitgeber abgegolten werden kann - können in der Steuererklärung als Werbungskosten  angegeben werden. Aber dadurch verringert sich nur die Steuerlast. Eine richtige Rückerstattung der Fahrtkosten vom Arbeitgeber oder dem Finanzamt erfolgt dadurch nicht.

Für welche Wege gilt die Kilometerpauschale?Die Kilometerpauschale gilt für alle Wege, die Sie für Ihren Arbeitgeber zurücklegen. Also: Wege zu Konferenzen, Messen, Kongressen, Seminaren, Fortbildungen, Kunden und anderen Unternehmensstandorten. Das Fahrgeld vom Arbeitgeber ersetzt Spritkosten, Abnutzung und weitere Faktoren, wenn die Fahrt im privaten PKW stattfindet.