Selbst bei den besten automatisierten Reiserichtlinien müssen Reisen außerhalb Ihrer Richtlinien stets genehmigt werden. Aber nur weil diese außerhalb der Richtlinien liegen, bedeutet es nicht, dass man diese Reisen nicht verwaltet kann. Indem Sie Aspekte und Trends der Einhaltung nachverfolgen, können Sie ganz einfach Entscheidungen treffen, die die Wertschöpfung Ihres Reisemanagements optimieren.
Warum ist die Einhaltung wichtig?
Bei der Einhaltung von Reiserichtlinien geht es nicht nur darum, Geld zu sparen. Hilfreich ist auch, die Reisenden zu schützen, sich für Fairness einzusetzen und Reisebudgets genauer zuzuweisen.
Ist die Einhaltung in Ihrem Unternehmen ein Problem? Werden über 15 % der Reisen außerhalb Ihrer genehmigten Reisebuchungsplattform gebucht? Auch wenn die Einhaltung der Reiserichtlinien eine Herausforderung ist – Sie sollten sie und die Reiseverwaltung nie vernachlässigen.
Haben Sie in Ihrem Unternehmen eines dieser Probleme?
Die Durchschnittskosten für eine Geschäftsreise beliefen sich bei den Technologieunternehmen, die bei uns gebucht haben, auf 422,33 €, wobei der günstigste Preis bei 5,08 € lag, für ein Zugticket in Holland.
Diese Probleme gibt es häufig bei Unternehmen, die ihre Reisen nicht verwalten (keine Reisemanagementlösung oder -verfahren).
Diese Probleme treten allerdings häufig auch bei Unternehmen auf, in denen die Mitarbeiter die vorhandene Reisemanagementlösung nicht mögen. Wenn sie das jeweilige Tool oder die jeweilige Agentur nicht mögen, buchen sie auf anderen Wegen, was wiederum zu administrativen und finanziellen Problemen führt.
Hier sind sechs Gründe, warum die Einhaltung wichtig ist:
Kostensenkung
Sie erinnern alle Reisenden immer wieder daran, dass sie nur das ausgeben sollten, was für günstige Flugtermine und preiswerte Hotels erforderlich ist.
Fairness unter Mitarbeitern
Sie wissen, welche Abteilungen derzeit ihr monatliches oder vierteljährliches Budget überschreiten, und können sehen, wer ohne Einhaltung der Richtlinien bucht oder beim Buchen die jeweiligen Richtwerte überschreitet.
Rechnungsverfolgung
Wenn eine Abteilung kurz davor ist, das Budget zu überschreiten, zeigen Sie ihnen die Daten zu den Ausgaben und fragen, ob es bei der kommenden Reise gerechtfertigt ist, das Budget zu überschreiten.
Budget einhalten
Sie erinnern alle Reisenden immer wieder daran, dass sie nur das ausgeben sollten, was für günstige Flugtermine und preiswerte Hotels erforderlich ist.
Optimierung von Reisen
Sie wissen, welche Abteilungen derzeit ihr monatliches oder vierteljährliches Budget überschreiten, und können sehen, wer ohne Einhaltung der Richtlinien bucht oder beim Buchen die jeweiligen Richtwerte überschreitet.
Sicherheit von Reisenden
Wenn eine Abteilung kurz davor ist, das Budget zu überschreiten, zeigen Sie ihnen die Daten zu den Ausgaben und fragen, ob es bei der kommenden Reise gerechtfertigt ist, das Budget zu überschreiten.
Sagen Sie Ihrem Team, dass die Einhaltung nicht nur wegen der Bürokratie wichtig ist. Nennen Sie alle folgenden Gründe (oder andere Gründe, die Ihnen wichtig sind), warum Ihr Unternehmen die Einhaltung der Reiserichtlinien verbessern will. Präsentieren Sie diese Beweggründe dem gesamten Unternehmen in einem Memo, während eines firmeninternen Treffens und am Anfang Ihres aktualisierten Reiserichtlinien-Dokuments.
Warum halten sich Mitarbeiter nicht daran?
Es kann nahezu unmöglich erscheinen, 100 % der Richtlinien einzuhalten. Und manchmal liegt es an Dingen, die man nicht kontrollieren kann, wie extreme Wetterverhältnisse. Aber oft liegt es auch an heimtückischen kleinen Problemen, die sich häufen.