Entspannt ans Ziel mit dem richtigen Travel Management

Travel Management

Die Nachfrage nach professionellem Reisemanagement ist groß wie nie, Tendenz steigend.

Immer mehr Unternehmen setzen auf Dienstreisen zur Aufrechterhaltung internationaler Geschäftsbeziehungen. Doch auch Kosteneinsparung und Umweltbewusstsein sind wichtige Faktoren, die immer häufiger im Zusammenhang mit Travel-Management genannt werden.

Was bedeutet Travel-Management?

Im Business-Travel Management besteht die Herausforderung darin, dem Kunden eine Reise nach seinen Wünschen zum bestmöglichen Preis zu ermöglichen. Dabei deckt es alle Bereiche von der Planung bis hin zur Abrechnung unter Berücksichtigung firmeninterner Richtlinien ab.

Mithilfe neuester Software und Tools ist es möglich Geschäftsreisen optimal, effizient und wirtschaftlich zu planen und durchzuführen.

Worin bestehen die Aufgaben eines Reisemanagements?

Vor der Reise – Planung und Organisation

Damit eine Geschäftsreise problemlos funktioniert, muss im Vorfeld gut geplant und organisiert werden.

Auch die Wirtschaftlichkeit ist für viele Unternehmen mittlerweile ein großes Thema. Manche Dienstreisen können durch Videokonferenzen ersetzt werden. In vielen Fällen ist jedoch eine Inlands- oder Auslandsreise erforderlich.

Business-Travel-Management-Anbieter übernehmen in der Regel die Gesamtplanung Ihrer Reise. Hierfür sind die Destination, der Zweck der Reise und der Reisezeitraum die erste Information, die der Reisemanager benötigt.

Unter Einhaltung der innerbetrieblichen Reiserichtlinien werden mögliche Transportmittel, Reisedaten und Unterbringungsmöglichkeiten eruiert und dem Entscheidungsträger vorgelegt. Je nach Befugnis wird das Travel-Management die Reise buchen.

Wie umfangreich die Planung der Reise ist, hängt von vielen Faktoren, wie der Anzahl der Reisenden, Dauer und Umfang der Reise ab. Werden verschiedene Ziele während einer Reise angesteuert, kann die Planung und Koordination einige Zeit in Anspruch nehmen.

Ist die Planung abgeschlossen und vom Auftraggeber freigegeben, geht es an die Umsetzung. Der Reiseeinkauf und die Buchungen der entsprechenden Verkehrsmittel und Unterkünfte werden nach Absprache durchgeführt. Im Falle von kurzfristigen Änderungen kann der Travel-Manager jetzt noch meist ohne Probleme umbuchen oder upgraden.

Natürlich werden eventuell vorhandene Bonusprogramme oder Travel-Cards des Unternehmens berücksichtigt und bei der Buchung angegeben. Nach erfolgtem Reiseeinkauf erhält das auftraggebende Unternehmen im Normalfall eine Kostenübersicht aller Leistungen.

Der Reisende wird mit den notwendigen Reiseunterlagen ausgestattet und erhält alle wichtigen Informationen zum Ablauf seiner Geschäftsreise.

Während der Reise

Professionelles Reisemanagement hört nicht bei der Buchung von Flügen und Hotels auf. Auch während der Reise werden Sie in jeder Hinsicht unterstützt.

Notwendige Änderungen bei unvorhergesehenen Problemen, wie Flugausfällen können mittels Business-Travel-Management zeitnah durchgeführt und autorisiert werden.

Oft genug passiert es, dass Reisende aufgrund einer Autopanne festsitzen und ihren Zielort nicht erreichen. Dank eines 24-Stunden-Service ist beispielsweise TravelPerk schnell erreichbar und kümmert sich um Ersatz.

Schnelle Änderungen bei der Reiseplanung sind so kein Problem mehr.

Nach der Reise – Abrechnung und Auswertung

Nach der Rückkehr des Dienstreisenden erfolgt die Abrechnung. Die gesamten Kosten der Geschäftsreise werden erfasst und aufgelistet. Hierzu zählen sämtliche Ausgaben, die für die Reise getätigt wurden.

Gebuchte Transportmittel, Hotelkosten, Diäten und eventuelle Werbekosten vor Ort werden mittels Reisekostenabrechnung aufgeschlüsselt und der Firmenleitung vorgelegt.

Automatisierte Travel-Management-Systeme vereinfachen die Abrechnung enorm. Hier werden sämtliche über das Unternehmen gebuchte Leistungen automatisch erfasst. Lediglich bar bezahlte Aufwendungen des Reisenden müssen im Nachhinein manuell eingegeben werden.

Die so erfassten Kosten können sogleich kaufmännisch ausgewertet und für die buchhalterische Weiterverarbeitung genutzt werden.

Mit der Plattform von TravelPerk immer auf dem aktuellen Stand

Spezielle Tools und Plattformen bieten Unternehmen die Möglichkeit unkompliziert und zu den besten Preisen Ihre Geschäftsreisen zu buchen. Dies erfolgt zeitsparend und völlig selbstständig.

TravelPerk bietet eine sehr große Auswahl an Möglichkeiten und Optionen für Ihre Buchung. Die einfache und intuitive Benutzeroberfläche macht das Buchen von Reisen zum Kinderspiel. Einstellungen von vorangegangen Reisen können für die aktuelle Reise problemlos aufgerufen und übernommen werden. Auch Firmenrabatte und Treuepunkte können hinterlegt und jederzeit genutzt werden.

Firmeninterne Richtlinien für die Buchung von Reisen können in den Einstellungen gespeichert werden und ermöglichen einzelnen Arbeitnehmern die selbstständige Buchung nach vorgegebenen Konditionen.

Mit der zentralen Plattform von TravelPerk haben Sie alle Reiseinformationen auf einen Blick parat. Sämtliche Daten sind in Echtzeit abruf- und einsehbar. Somit sind separate Mails nicht mehr nötig.

Auch die Rechnungslegung erfolgt zentral an einem Ort, so behalten Sie immer einen Überblick über die tatsächlichen Reisekosten. Das vereinfacht auch das Controlling und die Reisekostenabrechnung.

Welche Aufgaben übernimmt ein Travel-Manager für Sie?

Travel-Manager oder auch Travel-Agents kümmern sich in erster Linie um die Planung und Buchung Ihrer Reise und unterstützen den Kunden bei allfälligen Problemen. So einfach das auch klingen mag, inkludiert diese Aufgabe viele weitere Details, die auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind.

  • Vorbesprechungen mit dem Kunden, um dessen Bedarf im Hinblick auf das Reiseziel und das zur Verfügung stehende Budget zu ermitteln.
  • Beratung über mögliche Beförderungsmittel und Unterkünfte.
  • Buchung von Flügen, Zug- und Busverbindungen.
  • Abschließen einer geeigneten Reiseversicherung.
  • Beantragung von Visa und anderen notwendigen Einreisedokumenten.
  • Zeitgerechte Übermittlung der Reisedokumente, wie Flug-, Bahn- und Bustickets, Einreisebewilligungen und Hotelbuchungen.
  • Bereitstellung von allen notwendigen Unterlagen, wie Landkarten, Reiseführer, Informationen über landestypische Bräuche usw.)
  • Eventuell auftretende Probleme während der Reise zur Zufriedenheit des Kunden lösen.
  • Beschwerdemanagement und Rückerstattungen veranlassen.

Fazit – Travel-Management hat Potenzial

Das Buchen von Geschäftsreisen mithilfe einer Travel-Management-Software kann effizient sein. Neben Kosten- und Zeitersparnis profitieren Sie auch von der Kompetenz erfahrener Travel-Management-Experten.

Vor, während und nach der Reise genießen Sie vollen Service und Support. Angefangen von Flugbuchungen, der Organisation von Mietwagen oder Hotelbuchungen.

Änderungen in letzter Minute? Auch das ist für TravelPerk kein Problem. Wir sind rund um die Uhr für Sie da. In kürzester Zeit buchen wir für Sie Flüge um, führen Upgrades im Hotel durch und organisieren Ersatz für defekte Mietwagen, sodass Sie Ihre Reise ohne Unterbrechungen fortführen können.

Schnelle und kompetente Hilfe, falls während Ihrer Reise etwas schiefgeht.