Leitfaden herunterladen So erhalten Sie Hoteltarife für Unternehmen
Die Unterbringungskosten machen normalerweise einen erheblichen Teil der Ausgaben für Geschäftsreisen aus. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Kosten sparen und die besten Unternehmensrabatte bei Hotels nutzen können.
Wie andere Reiseanbieter haben auch Hotels Firmentarife und -rabatte für ihre Geschäftskunden. Diese Rabatte beginnen normalerweise bei 10 %, aber mit etwas Verhandlungsgeschick lässt sich oft ein besseres Angebot erzielen.
Es ist im besten Interesse eines Hotels, Geschäftsreisenden attraktive Preise zu bieten – diese bleiben im Gegenzug dem Hotel treu und generieren ein hohes Umsatzvolumen.
So funktionieren Hotelpreise
Hotelpreise werden in der Regel im Voraus zwischen dem Hotel bzw. der Hotelkette und dem Unternehmen verhandelt, was normalerweise durch den Reisemanager des Unternehmens geschieht. Sobald ein Sondertarif für Ihr Unternehmen festgelegt wurde, genießen Sie die Vorteile in der Regel über einen Unternehmenscode.
Wenn Sie dann Ihre Unterkunft über die Website der Hotel buchen, geben Sie den Code während der Buchung ins Gutschein- oder Rabattfeld ein. Beim Check-in werden Geschäftsreisende möglicherweise aufgefordert, sich durch eine Unternehmenskarte oder auf sonstige Weise auszuweisen und so zu bestätigen, dass sie Anspruch auf den Unternehmensrabatt in diesem Hotel haben.
Diese Tarife können entweder das ganze Jahr über gleichermaßen gültig sein oder auch nur für Buchungen an bestimmten Wochentagen oder in der Nebensaison angewendet werden. Dies hängt davon ab, was zwischen Ihrem Unternehmen und dem Hotel vereinbart wurde.
In manchen Fällen können Ihre Mitarbeiter diese Rabatte und Vorteile auch bei Privatreisen genießen.
Durch Hoteltarife sparen Sie nicht nur Geld bei Geschäftsreisen, sondern haben auch Ihre Ausgaben im Blick und halten die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens ein. Sehr oft werden im Rahmen von Unternehmenstarifen auch zusätzliche Vorteile wie flexiblere Stornierungen und Treuepunkte, die gegen kostenlose Übernachtungen oder Upgrades eingelöst werden, vereinbart.
So erzielen Sie gute Unternehmenstarife in Hotels
Wenn Sie ein größeres Unternehmen sind, ist es in der Regel die Aufgabe Ihres Reisemanagers, die besten Unternehmenstarife mit Hotels auszuhandeln. Er hat einen klaren Überblick über die Reisebedürfnisse und das Budget Ihres Unternehmens. Ferner kennt er Ihre Kaufkraft – und das ist Verhandlungsgegenstand Nummer eins.
Wir haben für Sie weitere Tipps gesammelt, wie Sie bessere Preise mit Hotels vereinbaren können:
- Sie können direkt mit einem Reisebüro zusammenarbeiten, das Zugang zu den besten Unternehmenstarifen von Hotels hat. Auch wenn für die Dienstleistungen des Reisebüros möglicherweise Kosten anfallen, können Sie am Ende immer noch einiges an Geld sparen.
- Wenn Sie sich für ein bestimmtes Hotel oder eine Hotelkette entschieden haben, die aller Voraussicht nach Ihre derzeitigen und zukünftigen Anforderungen an Geschäftsreisen erfüllt, können Sie vereinbaren, all Ihre Hotelbuchungen bei diesem Hotel oder dieser Hotelkette zu tätigen. Durch diese Exklusivität können sie fantastische Preise und Zusatzleistungen erhalten.
- Schließen Sie einen Vertrag für eine festgelegte Anzahl von Übernachtungen ab. Dabei ist jedoch wiederum ein sehr klares Verständnis für Ihre Reisebedürfnisse nötig. Sie können eine festgelegte Anzahl von Übernachtungen pro Jahr aushandeln.
- Achten Sie auf Last-Minute-Preise. Leere Zimmer sind das Letze, das ein Hotel will. Wenn Sie also etwas risikofreudig sind, kann es sehr günstig sein, Ihre Unterkunft erst kurz vor Ihrer Ankunft zu buchen.
Hoteltarife für kleine Unternehmen
Unternehmensrabatte in Hotels sind nicht ausschließlich großen Unternehmen vorbehalten. Kleinunternehmen und sogar Einzelunternehmer können von tollen Preisen und Vorteilen profitieren. Studien haben gezeigt, dass Kleinunternehmen im Vergleich rund 19,7 % mehr für ihre Reisen ausgeben als größere Unternehmen. Als Kleinunternehmen kann dieser Prozentsatz drastisch reduziert werden, wenn die bestmöglichen Preise genutzt werden.
Auch wenn Kleinunternehmen vielleicht nicht dieselben Volumina und damit auch nicht dieselbe Verhandlungsmacht haben wie größere Unternehmen, gibt es dennoch verschiedene Möglichkeiten, wie Sie tolle Unternehmenstarife in Hotels nutzen:
1. Verwenden Sie eine Reisemanagement-Plattform
Wie bereits erwähnt, arbeiten Reisemanagement-Plattformen mit einem großen Netzwerk an Anbietern zusammen und können dadurch fantastische Tarife bieten.
2. Vergleichen Sie
Nehmen Sie sich die Zeit und vergleichen Sie, welche Preise verfügbar sind. Sehen Sie sich mehrere Hotels und Hotelketten, die Ihren Vorgaben entsprechen, an und nehmen Sie Kontakt auf, um deren Preise und Angebote direkt zu vergleichen. Scheuen Sie sich nicht, nach dem besten Angebot zu fragen, das Sie bisher erhalten haben.
3. Rabatte für längere Aufenthalte
Wenn Sie länger als fünf Nächte bleiben, können Sie nach einem Rabatt für längere Aufenthalte fragen. Dies wird möglicherweise nicht offen auf der Website des Hotels beworben, es ist aber üblich, danach zu fragen.
4. Entscheiden Sie sich wenn möglich für nicht erstattungsfähige Tarife
Wenn Flexibilität bei der Stornierung für Sie nicht so wichtig ist, bieten manche Hotels Kunden, die im Voraus zahlen und einen nicht erstattungsfähigen Tarif wählen, oft erhebliche Rabatte. In einigen Fällen bieten Hotels hier einen Rabatt von bis zu 25 %.
5. Unternehmenskreditkarten und Treueprogramme
Viele Kreditkartenanbieter haben Firmen- oder Business-Kreditkarten im Programm. Wenn Sie Ihren Hotelaufenthalt mit einer solchen Karte bezahlen, können Sie Unternehmensrabatte bei diesem Hotel oder zusätzliche Extras wie eine kostenlose Übernachtung oder zusätzliche Mahlzeiten erhalten. Unternehmenskreditkarten sind normalerweise mit Kosten verbunden, die sich jedoch bei häufiger Nutzung amortisieren können.
Als Alternative bieten einige Hotels eigene Treueprogramme, bei denen wiederkehrenden Geschäftsreisenden Prämien, ermäßigte Preise und kostenlose Aufenthalte geboten werden.
6. Nutzen Sie den Unternehmenscode eines Kunden
Wenn Sie eine Geschäftsreise unternehmen, um sich mit einem Kunden zu treffen, fragen Sie diesen, ob er einen Rabattcode oder einen vereinbarten Unternehmensrabatt bei einem Hotel in der Nähe hat. Erkundigen Sie sich vor der Buchung bei Ihrem Kunden und versuchen Sie, dessen Unternehmenscode zu verwenden.
7. Verhandeln Sie Ihre eigenen Hoteltarife
Sie können auch die Ärmel hochkrempeln und Unternehmenstarife für Ihr Kleinunternehmen aushandeln. Hier finden Sie einige Tipps für den Einstieg:
- Bitten Sie zunächst, mit dem Manager oder dem Buchungsdirektor des Hotels zu sprechen.
- Heben Sie hervor, welche Vorteile eine Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und dem Hotel bietet. Legen Sie dar, wie häufig und in welchem Umfang Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen getätigt werden.
- Achten Sie auf versteckte Kosten bei den ausgehandelten Tarifen. Lesen Sie die AGB sorgfältig durch und achten Sie auf Aufpreise oder Steuern, um unangenehme Überraschungen bei Ihrer ersten Rechnung zu vermeiden.
- Pflegen Sie einen offenen, freundlichen Kontakt zu Ihrer Ansprechperson im Hotel. Durch eine gute geschäftliche Beziehung ist es wahrscheinlich, dass die Mitarbeiter sich gerne für Sie einsetzen, wenn es nötig ist.
So hilft Ihnen TravelPerk dabei, die besten Hoteltarife zu erhalten
Wenn Sie TravelPerk für Ihr Reisemanagement verwenden, erhalten Sie Zugang zu exklusiven Preisen, die fast unschlagbar sind. Wir haben für unsere Kunden die besten Hoteltarife, unter anderem bei den größten Hotelketten auf der ganzen Welt, ausgehandelt. Auf Buchungsseiten für Privatnutzer werden Sie diese Preise nicht finden. Sie sind nämlich Unternehmen vorbehalten!
Bei uns können Sie zudem die Unternehmenstarife, die Sie mit Ihren Lieblingshotels vereinbaren, direkt in Ihr TravelPerk-Konto integrieren.
TravelPerk bietet auch einen Service zur Mehrwertsteuerrückerstattung an, wodurch Ihr Unternehmen ganz einfach die Mehrwertsteuer für Hotelausgaben zurückfordern kann und so bis zu 20 % der Ausgaben für Geschäftsreisen einspart.
