Ihr Leitfaden zum Geschäftsreisemanagement in 2022

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Was ist ein Reisemanagementunternehmen?

Ein Reisemanagementunternehmen wird oft auch als Reisebüro für Geschäftsreisen bezeichnet und kann für Ihr Geschäftsreiseprogramm wahre Wunder wirken. Es ist definitiv etwas, von dem Sie Ihre internen Interessensgruppen überzeugen müssen, wenn Ihr Unterfangen erfolgreich sein soll. 

Sind Sie bereit, Ihr Geschäftsreiseprogramm auf die nächste Stufe zu heben? In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die typischen Dienstleistungen, die Reisemanagementlösungen für globale Unternehmen bieten, damit Sie eine überzeugende Entscheidung für eine Reiselösung treffen können. 

Wie arbeiten Reisemanagementunternehmen?

A travel management company, or TMC, is a travel agency that specializes in business travel management. The travel services range from booking business trips to maintaining a corporate travel policy

Today’s best TMCs have online travel booking platforms and powerful travel management software, both of which help streamline your travel processes.

Ein Reisemanagementunternehmen ist im Prinzip ein Reisebüro, das sich auf die Organisation von Geschäftsreisen spezialisiert hat. Die Dienste eines solchen Unternehmens reichen von der Buchung von Geschäftsreisen bis hin zur Verwaltung von Geschäftsreiserichtlinien. 

Die besten derzeit verfügbaren Reisemanagementunternehmen haben eine Online-Buchungsplattform und eine leistungsstarke Reisemanagementsoftware, durch die Ihre Reiseprozesse optimiert werden können.

Services eines traditionellen Reisemanagementunternehmens

1. Reservierungen von Flügen und Hotels

Fangen wir mit den einfachen Dingen an. Jedes Reisemanagementunternehmen bzw. jede Reisemanagementsoftware muss Reservierungen, Umbuchungen und Stornierungen von Flügen bearbeiten können. Eine Reisemanagementlösung ermöglicht auch Gruppenbuchungen, Charterflüge und die Suche nach den besten Hotels oder Unterkünften an Ihrem Reiseziel.

2. Flughafen-Lounges

Ein Reisemanagementunternehmen kann Zugang zu den meisten Flughafen-Lounges buchen. Normalerweise muss man kein Mitglied in einem Club sein oder eine bestimmte Kreditkarte haben, um Zugang zu Lounges zu erhalten – vorausgesetzt, Ihr Reisemanagementunternehmen legt ein gutes Wort für Sie ein.

3. Parken und Transfers

Wenn man an Geschäftsreisen denkt, denkt man automatisch an Flüge und Hotels. Tatsächlich steckt jedoch weit mehr dahinter. Ein Reisemanagementunternehmen bucht Ihnen einen Parkplatz am Flughafen, wenn Sie ein Privatauto benutzen, oder arrangiert einen Transfer, der Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht. 

4. Mietwagen und Chauffeure

Reisemanagementunternehmen kümmern sich darum, dass Sie einen Mietwagen oder einen privaten Fahrer zur Verfügung haben und sichern Ihnen die bestmöglichen Preise. Die Buchung eines Mietwagens kann ein Horror sein – die versteckten Kosten dabei sind berühmt-berüchtigt. Daher kann ein Reisemanagementunternehmen hier enorme Einsparungen bei den Reisekosten erzielen. 

5. Währungsumtausch 

Auch wenn Kartenzahlungen mittlerweile auf der ganzen Welt gang und gäbe sind, ist es immer gut, ein wenig Geld in der Landeswährung bei sich zu haben. Einige Reisemanagementunternehmen organisieren Fremdwährung für Geschäftsreisende und sichern Ihnen die besten verfügbaren Wechselkurse. 

6. Bahntickets

Manchmal ist die Bahn das beste Verkehrsmittel. Die Buchung von Bahntickets in einem anderen Land und vielleicht noch dazu in einer anderen Sprache ist jedoch eine echte Herausforderung. Reisemanagementunternehmen übernehmen dies für Sie, sodass Sie garantiert das richtige Ticket für das richtige Ziel erhalten. 

7. Organisation von Veranstaltungsorten und Veranstaltungstickets

Diesen Service bieten nicht alle Reisemanagementunternehmen an, aber jene, die es tun (wie TravelPerk), heben sich deutlich von der Konkurrenz ab. Egal, ob Sie einen Besprechungsraum in einem zentral gelegenen Coworking-Space brauchen oder Tickets für eine geschäftliche Konferenz buchen müssen: Manche Reisemanagementunternehmen erledigen dies für Sie. 

8. Angleichung Ihrer Reiserichtlinien

Viele Unternehmen möchten und müssen ihren Mitarbeitern bei der Buchung eine gewisse Autonomie gewähren, um ihr Reiseprogramm zu skalieren. Es ist jedoch nahezu unmöglich, jede Ausgabenanfrage einzeln zu genehmigen, wenn Sie ein großes Team haben. Ein Reisemanagementunternehmen stellt sicher, dass alle Mitarbeiter nur innerhalb der festgelegten Reiserichtlinien und -budgets buchen. 

9. Kontoverwaltung und zentralisierte Berichterstellung 

Dies ist ein unglaublich wichtiger Aspekt, wenn Sie Ihre Reisekosten optimieren möchten. Reisemanagementunternehmen unterstützen Sie bei der Kontoverwaltung, der Erstellung von Berichten und der Spesenverwaltung. Sie finden gemeinsam mit Ihnen Möglichkeiten, die Reiseausgaben zu senken und Ihr Budget bestmöglich auszunutzen und dabei Ihren Mitarbeitern ein außergewöhnliches Reiseerlebnis zu bieten. 

10. Risikomanagement und Sicherheit auf Reisen 

Ihr Unternehmen hat eine Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren auf Geschäftsreise gehenden Mitarbeitern. Das Risikomanagement nimmt nach den Ereignissen der jüngsten Vergangenheit einen hohen Stellenwert bei Reisemanagementunternehmen ein. Es hilft Ihnen, potenziell gefährliche Reisen abzuschätzen, sich an die ständig ändernden Einreiserichtlinien anzupassen und gibt Reise-Updates in Echtzeit, sodass Reisende unterwegs nicht vor Überraschungen stehen. 

11. Nachverfolgung und Sicherheit von Reisenden

Die Nachverfolgung von Reisenden ist eine tolle Funktion, die Reisemanagementunternehmen in unterschiedlichem Maße anbieten. Der Reise-Tracker von TravelPerk bietet Reisemanagern beispielsweise die Möglichkeit, die Reiseroute und den Status ihrer Geschäftsreisenden auf einem Bildschirm zu überwachen. 

12. Online-Buchungstool oder mobile App

Buchungstools, die über einen einfachen Webbrowser hinausgehen, sind ein Muss für ein außergewöhnliches Reisemanagementunternehmen. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Reisen in einer App organisieren können, ist ein reibungsloses Reiseerlebnis garantiert und die Mitarbeiter gehen wieder gerne auf Geschäftsreisen. 

13. Ermäßigte Tarife und Treueprogramme

Reisemanagementunternehmen haben hervorragende Beziehungen zu den verschiedensten Akteuren der Reisebranche aufgebaut. Nutzen Sie diese bestehenden Beziehungen, um die günstigsten Preise zu erzielen und gleichzeitig ein hochwertiges Reiseerlebnis zu bieten. 

14. Unterstützung für Reisende

Zu guter Letzt ist der Umfang der Unterstützung bedeutend, den ein Reisemanagementunternehmen bieten kann. Oft buchen Unternehmen über verschiedenste, einzelne Anbieter, um sich den augenscheinlich besten Preis zu sichern. Wenn dann jedoch etwas schief geht, ist diese Vorgehensweise oft hinderlich und es geht viel Geld verloren. 

Die besten Reisemanagementunternehmen bieten rund um die Uhr Unterstützung, um Sie durch alle Schwierigkeiten auf Ihrer Reise zu leiten. Unser Reise-Supportteam von TravelPerk ist innerhalb von unglaublichen 15 Sekunden für Sie da.

Was ist der Unterschied zwischen einem herkömmlichen Reisemanagementunternehmen und TravelPerk?

Im Endeffekt brauchen Sie ein Reisemanagementunternehmen, das all das kann, was wir in diesem Artikel erwähnt haben. Ihr Reiseprogramm benötigt sowohl den Service eines Reisemanagementunternehmens als auch die Effizienz und die Automatisierungsmöglichkeiten eines Online-Buchungstools (OTB). 

TravelPerk ist bestrebt, das Beste aus beiden Welten zu verbinden. Unsere Lösung bietet automatisierte Berichte, eine Mehrwertsteuerrückerstattung, durch die Sie bis zu 20 % Ihrer jährlichen Reisekosten einsparen, die Möglichkeit, die CO2-Emissionen Ihres Unternehmens zu reduzieren sowie vollste Flexibilität für Reisepläne. Wir gehen in Sachen Reisemanagement weit über das Übliche hinaus und freuen uns, Sie auf diese besondere Reise mitzunehmen.

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