Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023

So erreichen Sie Reiserichtlinien-Compliance

Die Einhaltung der Reiserichtlinien ist keine leichte Angelegenheit. Ignorieren Ihre Mitarbeiter die Richtlinien bewusst, um teure Hotels zu nutzen? Oder buchen sie absichtlich auf Reiseportalen, anstatt Ihr Reisebüro zu kontaktieren, um Billigflüge zu ergattern und Geld zu sparen?

Compliance-Probleme könne verschiedenste Gründe haben:

• Ihr Richtliniendokument ist unverständlich oder schwer zugänglich
• Ihr genehmigtes Buchungstool, der Buchungsablauf und/oder der Anbieter ist kompliziert oder nicht verknüpft mit Ihrer Richtlinie
• Einzelne Personen und Abteilungen

Hier finden Sie wichtige Tipps für mehr Compliance bei Reisebuchungen, ganz gleich, wo die Probleme liegen. 

Wann Sie Ihre Richtlinie prüfen und aktualisieren sollten

Vielleicht liegt Ihr Compliance-Problem auf der Hand. Ist Ihre Richtlinie möglicherweise veraltet? In dem Fall ist es nicht überraschend, dass Sie kaum jemand einhält. 

Hier finden Sie einige übliche Gründe, warum Änderungen bei Ihrem Richtliniendokument oder der automatisierten Reiserichtlinie fällig sein könnten:

• Starke Änderungen in der Unternehmensgröße
• Wesentliche Umstrukturierung der Firma
• Unklarheiten unter den Mitarbeitern
• Kontinuierlich weniger als 90 % Richtlinien-Compliance 
• Schwierigkeiten beim Nachverfolgen oder der Verwaltung von Finanzen
• Veraltete Budgets für Strecken und Unterkünfte
• Zu viele Mitarbeiter buchen außerhalb der zugelassenen Plattform.

Beim Aktualisieren Ihrer Richtlinie ist Sorgfalt gefragt. Da mehrere Beteiligte betroffen sind, wollen Sie nicht mehr als nötig ändern. Behalten Sie aber im Hinterkopf, dass Sie die Richtlinie anpassen sollten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert.

Spüren Sie Compliance-Probleme auf

Achten Sie darauf und vermerken Sie, wann und warum Mitarbeiter außerhalb der Richtlinien buchen. Wenn Sie eine Software verwenden, die die obigen Funktionen enthält, können Sie Konformitätsprobleme automatisch erfassen.

Verfolgen Sie am besten auch Buchungen außerhalb der Richtlinie nach. Damit können Sie besser verstehen, ob es an Ihrer Richtlinie liegt oder einfach an Ihren Kollegen. Auf diese Weise erfahren Sie, wie viele Dienstreisen nicht regelkonform sind und können den Ursachen und möglichen Trends auf die Schliche kommen.

Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass die Geschäftsreisen zwar nur zu 70 % konform sind, die meisten Compliance-Probleme aber bei unerlässlichen Last-Minute-Reisen zur Kundenbetreuung oder bei kurzfristigen Vertriebsterminen entstehen. Erstellen Sie für solche Reisen eine separate Richtlinie. So können Sie eine Verzerrung Ihrer Daten vermeiden. Typische Buchungen außerhalb der Richtlinie sind:

• Führungskräfte entscheiden sich für teurere Unterkünfte.
• Kundenmanager buchen spät wegen dringender Kundenanfragen.
• Vertriebsmitarbeiter brauchen Extra-Gepäck für Veranstaltungen.

Wenn Sie allerdings merken, dass gewisse Teams oder Personen unnötigerweise außerhalb der Richtlinien buchen, dann sollten herausfinden wieso

Selber buchen, aber richtlinienkonform 

Wenn Sie noch kein Buchungstool mit integrierten Reiserichtlinien haben, sollten Sie dies in Erwägung ziehen. Sofern Sie Ihre Richtlinien in den Buchungsablauf integrieren, können Mitarbeiter das gewünschte Reiseprogramm innerhalb Ihrer Budgetgrenzen wählen.

Unsere Daten aus vielen Jahren Geschäftsreisemanagement zeigen deutlich, dass ohne die Möglichkeit Reisen selber zu buchen die Wahrscheinlichkeit stark ansteigt, dass Geschäftsreisende abseits des genehmigten Tools oder Vorgangs buchen.

Wenn Sie beispielsweise ein Reiseunternehmen nutzen, bei dem Mitarbeiter mehrere Telefonate zur Buchung führen müssen, werden Mitarbeiter schnell einen anderen Weg nehmen(nehmen Sie die Nutzererfahrungen für Ihre Urlaubsreise als Beispiel - Geschäftsreisen sollten mindestens genauso einfach zu buchen sein!) Heutzutage buchen viele Menschen ihre Reisen selbst. Sie haben keine Lust, vorab mit einem Reisebüro alle Optionen durchzuforsten, um dann meistens ohnehin selbst zu buchen. Achtung: wenn Sie kein einheitliches und einfaches Tool für das Selberbuchen haben, greifen Mitarbeiter auf Reiseportale zurück. Dadurch wird es für Ihre Admins besonders schwierig, Reisen nachzuverfolgen.

Wähle Sie eine leicht zu bedienende Reisesoftware: Support, UX, Optionen

Die Möglichkeit selber zu buchen ist jedoch nicht der einzige Aspekt den Sie im Interesse Ihres Unterehmens und ihrer Reisenden beachten sollten. 

Mitarbeiter würden sich von Ihrem Geschäftsreisetool zugunsten einer benutzerfreundlicheren Bedienoberfläche oder besserer Reisedeals abwenden. Wenn Ihre Reisesoftware kompliziert ist, , die Nutzererfahrung und das Design an die 90er Jahre erinnern, müssen Sie sich nicht wundern, das Mitarbeiter andere Buchungskanäle nutzen. Reisen, die nicht über Ihre genehmigte Plattform erfolgen sind letztendlich auch nicht konform.

Anstatt gegen den Strom zu schwimmen, wählen Sie ein Reisetool, das Ihre Mitarbeiter lieben werden. 

Wenn Ihre Mitarbeiter über ein einziges Tool buchen, lassen sich Ihre administrativen und finanziellen Abläufe viel einfacher erledigen. Außerdem können Sie Daten über Reiseausgaben und Compliance erfassen, damit Sie Trends und Probleme erkennen können und nicht nur raten.

Achten Sie bei der Wahl Ihrer Buchungslösung auf…

• Klare UX (Nutzererfahrung) – Ihr Geschäftsreisetool sollte die Buchung von Reisen so einfach machen wie bei einem Urlaub, aber mit jeder Menge intelligenter Verwaltungsfunktionen kommen, die Unternehmen, Travel Manager und Mitarbeiter brauchen.
• Gröstmögliches Geschäftsreise-Inventar – Damit Ihre Reisenden nur an einem Ort buchen (für eine einfache Reisekostenabrechnung, Nachverfolgung und mehr), achten Sie bei dem gewählten Tool darauf, dass es alle Angebote an Flügen und Hotels enthält, die online zu finden sind. Idealerweise bieten Sie auch die Möglichkieit Apartments via AirBnb zu buchen. Auf diese Weise begeben sich die Reisenden nicht woanders hin, um Rabatte bzw. das gewünschte Angebot zu finden.
• Rund-um-die-Uhr-Support – Reiseportale wie Verbraucherwebseiten haben oft keinen oder einen schlechten Kundendienst. Greifen Sie zu einem Tool, das einen 24/7-Support auf mehreren Kanälen wie Live-Chat, E-Mail und Telefon bietet. So betreuen Sie Ihre Reisenden jederzeit und überall. 
• Proaktiver Reise-Support – Wählen Sie eine Buchungsplattform, bei dem das Support-Team nicht nur bei Anrufen zur Stelle ist, sondern Sie bei Problemen wie Reisestornierungen auch direkt kontaktiert und proaktiv Lösungen findet.
• Keine Umleitungen – Ihr Geschäftsreisetool sollte Sie im Buchungsablauf niemals umleiten. 
• Keine Rückerstattung – Mitarbeiter sollten Reisen nicht aus eigener Tasche bezahlen. Wählen Sie ein Tool, das Reisen in einer Abrechnung bündelt, damit Administratoren bzw. Zuständige im Travel Management sie direkt begleichen können und der unnötige Umweg über Mitarbeiter entfällt.
• Integrierte Richtlinien – Mit dem Reisemanagement-Tool sollten Sie Reiserichtlinien voreinstellen, diese nach Stadt, Strecke und Mitarbeitergruppen anpassen und Genehmigungsworkflows einrichten können.

Erstellen Sie Reiserichtlinien im Buchungstool

Verbessern Sie die Einhaltung von Reiserichtlinien, indem Sie eine automatische Reiserichtlinie erstellen, die bereits bei der Buchung greift und Geschäftsreisenden bestimmte Buchungen erlaubt oder verbietet.

Um höhere Compliance bei Reisebuchungen zu erreichen, sollten Sie Ihre integrierte, automatisierte Richtlinie für folgende Bereiche anpassen:

• Vielreisende Teams oder Abteilungen – Vielleicht dürfen Ihre häufig reisenden Mitarbeiter eine andere Klasse oder etwas höhere Übernachtungskosten geltend machen.
• Last-Minute-Reisende – Für Mitarbeiter, die oft kurzfristig reisen müssen, sollten Sie eine separate Travel Policy in Ihrem Buchungstool einrichten. Ansonsten stehen Sie immer vor dem Dilemma, dass diese Last-Minute-Reisen, die beispielsweise in vier Tagen stattfinden, unnötigerweise als nicht regelkonform eingestuft werden.
• Teurere Städte – In manchen Städten ist es fast unmöglich, ein angemessenes Hotel für 150 € pro Nacht oder sogar 200 € zu bekommen. Passen Sie die Kostengrenzen an die jeweilige Stadt an, um Ihre Richtlinie möglichst realistisch zu gestalten. Das ist natürlich teurer, aber praxisnah.
• Hochpreisige Strecken – Manche Strecken kosten einfach immer mehr als andere Strecken mit ähnlicher Länge. Für diese Routen können Sie höhere Grenzen setzen und das allgemeine Budgetlimit kann unverändert bleiben.
• Personen mit besonderen Zulagen – Dürfen Ihre Geschäftsführer in der Business Class fliegen? Können Personen, die größer als 1,80 m sind, mehr Beinfreiheit dazu buchen? Legen Sie diese Optionen für Einzelpersonen oder Reisegruppen in Ihrem Geschäftsreisetool fest.

Je realistischer Ihre automatisierte Richtlinie ist, umso mehr können Sie die Einhaltung der Reiserichtlinie auch ohne Mikromanagement steigern.

Im nächsten Abschnitt erhalten Sie Tipps zur Automatisierung Ihrer Richtlinie und der Genehmigungsverfahren.